Excel export voor urenregistratie en projectadministratie
Exporteer uren, urenbrieven, projectoverzichten, inspecties en facturen eenvoudig naar Excel. Iedere export kan worden afgestemd op de werkwijze van uw bedrijf of opdrachtgever, zodat uren direct verwerkt kunnen worden voor controle, oplevering of facturatie.
- Export van uren, urenbrieven en facturen naar Excel
- Geschikt voor aannemers, uitzendbureaus en detacheringsbureaus
- Aannemers die wekelijks uren communiceren met opdrachtgevers
- Automatische verwerking van pauzes, overuren en controles
Eenvoudige urenexport per week
Simpele urenregistratie als basis
In deze situatie vullen medewerkers alleen de belangrijkste gegevens in: datum, starttijd, eindtijd, aantal uren en een eventuele opmerking.
Vooraf is al een project gekozen, zodat iedere registratie automatisch op het juiste project wordt weggeschreven.
Wekelijks controleren en goedkeuren
Klanten exporteren hun uren vaak wekelijks. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn voor een uitzendbureau of voor een grote opdrachtgever zoals BAM, KWS of een ander aannemersbedrijf.
In het administratiesysteem worden de uren gecontroleerd en daarna goedgekeurd of afgekeurd. De laatste kolom toont duidelijk de akkoordstatus.
Alleen goedgekeurde uren exporteren
Alleen goedgekeurde uren worden meegenomen in de export. Zo voorkom je dat foutieve, incomplete of nog niet beoordeelde registraties worden doorgestuurd.
Deze pagina toont straks verschillende exportvarianten, afgestemd op de manier waarop klanten urenbriefjes of weekoverzichten moeten aanleveren.
Uitgebreide urenexport met pauze, overuren en kilometers
Uitgebreide urenregistratie
In deze situatie vullen medewerkers uitgebreidere uren in: datum, vertrektijd, starttijd, eindtijd, aankomsttijd en gereden kilometers.
Vooraf is al een project gekozen, zodat iedere registratie automatisch op het juiste project wordt weggeschreven.
Automatische pauze- en overurenberekening
De verplicht te nemen pauze wordt automatisch berekend: meer dan 4 uur is 0,25 uur pauze, meer dan 6,75 uur is 0,30 uur pauze en meer dan 8 uur is 0,75 uur pauze.
Ook overwerk wordt automatisch verwerkt: doordeweeks vóór 6:00 uur en na 18:00 uur tegen 125%, zaterdag tegen 135% en zondag tegen 175%.
Controle en export van goedgekeurde uren
De laatste kolom toont de akkoordstatus. Via het administratiesysteem worden uren gecontroleerd, goedgekeurd of afgekeurd.
Alleen goedgekeurde uren worden meegenomen in de export, zodat foutieve of nog niet beoordeelde registraties niet worden doorgestuurd.
Projecturen analyseren met een kruistabel export
Projecten overzichtelijk onder elkaar
In deze export worden alle projecten verticaal opgesomd. Per project ontstaat direct inzicht in de geregistreerde uren.
Hierdoor zie je snel welke projecten veel uren vragen en waar medewerkers gedurende de week aan hebben gewerkt.
Medewerkers naast elkaar vergelijken
Via een kruistabelmethode worden de uren van medewerkers naast elkaar getoond. Zo vergelijk je per project direct wie hoeveel uur heeft gewerkt.
Dit maakt het overzicht geschikt voor controle, analyse, nacalculatie en voorbereiding van facturatie.
Snel inzicht in projecturen
De export geeft in één overzicht weer hoe de uren over projecten en medewerkers zijn verdeeld.
Dat maakt afwijkingen sneller zichtbaar en helpt om projecturen efficiënt te beoordelen voordat ze verder worden verwerkt.
Urenbrieven per project voor opdrachtgevers
Wekelijks urenbrieven versturen
Bepaalde opdrachtgevers willen iedere week een urenbrief ontvangen per project. Vooral grote aannemers zoals BAM werken vaak met meerdere projecten en onderaannemers tegelijk.
Via deze export wordt automatisch een duidelijk urenoverzicht opgesteld, zodat de opdrachtgever direct inzicht heeft in de gemaakte uren.
Per project een overzichtelijke urenbrief
De urenbrief toont per medewerker de gewerkte dagen, tijden, uren en totalen van het betreffende project.
Hierdoor ontstaat een professionele en overzichtelijke rapportage die eenvoudig per e-mail kan worden verstuurd naar de opdrachtgever.
Basis voor snelle facturatie
In veel situaties worden urenbrieven tegenwoordig niet eens meer ondertekend en dienen ze vooral als bevestiging of mededeling van de gemaakte uren.
Op basis van deze urenbrieven kan daarna snel de factuur worden opgesteld voor de gewerkte uren op het project.
Facturen maken vanuit goedgekeurde uren
Export naar factuurtemplate
Zodra de uren zijn gecontroleerd en goedgekeurd, kunnen deze worden geëxporteerd naar een Excel factuurtemplate.
Alleen goedgekeurde uren worden meegenomen, zodat de factuur gebaseerd is op gecontroleerde en betrouwbare registraties.
Factuur in eigen opmaak
De factuurtemplate kan worden nagebouwd zoals de aannemer nu al factureert, inclusief herkenbare opmaak, kolommen en indeling.
Ook de bestaande factuurnummering kan worden overgenomen, zodat de werkwijze aansluit op de huidige administratie.
Concept e-mail ter controle
Na het opmaken van de facturen wordt automatisch een concept e-mail klaargezet en naar de aannemer gestuurd.
De aannemer kan de factuur eenvoudig controleren en daarna zelf doorsturen naar de klant of opdrachtgever.
Wekelijkse export van inspecties en opvolgingen
Inspectie en opvolging in één app
Eén van onze klanten werkt voor het waterleidingsbedrijf en inspecteert brandkranen. Binnen de app bestaan twee processen: inspectie en opvolging.
Tijdens een inspectie wordt geregistreerd wat er is geconstateerd en of het probleem direct opgelost kan worden.
Opvolging van openstaande werkzaamheden
Wanneer onderhoud niet direct uitgevoerd kan worden, wordt automatisch een opvolging aangemaakt.
In de app zijn hiervoor aparte knoppen aanwezig: “Inspectie” en “Opvolging”. Via opvolging worden openstaande brandkranen later opnieuw opgepakt en afgehandeld.
Wekelijkse oplevering van realisaties
Iedere week worden de gerealiseerde werkzaamheden geëxporteerd en opgeleverd aan de opdrachtgever.
In deze export staan zowel uitgevoerde inspecties als gerealiseerde opvolgingen overzichtelijk weergegeven.